Per specificare degli impianti si inizia sempre con la presa visione diretta del luogo o delle piante e delle sezioni degli ambienti. Insieme a questa analisi si effettua un elenco dettagliato delle necessità dell’utilizzatore finale, ad esempio se il sistema audio è utilizzato solo per il parlato o per diffondere anche musica di sottofondo, oppure se quello video verrà impiegato per presentazioni aziendali o per videoproiezioni.
Si considerano poi le sorgenti, quali microfoni, computer o lettori, e se questi saranno localizzati in un unico punto oppure distribuiti in più punti.
Ancora, è importante capire se i sistemi devono essere suddivisi in più zone ognuna delle quali può distribuire un diverso programma e se queste zone sono controllate da una postazione centrale o da remoto.
Maggiore è il dettaglio delle informazioni disponibili o recuperabili e più accurato e definito può essere il progetto degli impianti: ad esempio possono essere esclusi gli altoparlanti vicini ad un microfono quando questo è attivo, evitando così problemi d’innesco e controreazione, oppure possono essere introdotti dei regolatori di volume locali per consentire al personale la regolazione del volume ad un livello adeguato di ascolto.